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职场心理:管理时间,提高效能
发布时间：2013-11-07 13:16 类别：职场心理
心理导读：时间管理系统潜在的终极好处是能够优化你使用时间的方式，从而让你在最短的时间内得到最好的可能结果。这个系统确实也要你付出一定代价，它就是你的时间，你首先要花时间去学习这个系统，然后花时间去维护这个系统。 ---www.tspsy.com
职场心理:管理时间,提高效能
时间是一个人所能花费的最珍贵的一样东西。
时间管理系统潜在的终极好处是能够优化你使用时间的方式，从而让你在最短的时间内得到最好的可能结果。这个系统确实也要你付出一定代价，它就是你的时间，你首先要花时间去学习这个系统，然后花时间去维护这个系统。一般来说 ，这个系统越复杂，你要付出的代价也越多。你花在管理你的系统上的时间越多，你花在收获效能提升所带来的回报上的时间也就越少。
我使用过不同的时间管理系统，包括富兰克林·柯维和戴维·艾伦的GTD（ Getting Things Done：《搞定1:无压工作的艺术》），和托尼·罗宾斯的快速规划法（Rapid Planning Method ）。学习时间管理技能是非常值得的。虽然销售时间管理产品的人经常会夸大其词，但我也发现运用这些想法所带来的巨大好处，在《就是现在！立刻开始行动！》一文中我分享了其中的一些。一个悲剧的事实是，大多数人管理他们的时间时的表现极其糟糕，极其低下的效能被视为正常水平而加以接受。直到他们与极其优秀的人交往时才意识自己的时间管理水平是如此差劲。
时间管理系统
有人可能会说，要想精通时间管理就得先要有一个优秀的时间管理系统。但我发现这并不是问题的关键。我认为对时间管理的一般态度要比任何系统都要重要。对时间管理的态度就是简单地指，你珍惜你的时间。如果你发现自己浪费了大量时间，你可能就不会找到一个足够充分的理由去管理好你的时间。任何系统都不会带来多大的不同，直到你开始尊重你的自己。如果你没有一个有意义的人生目标，那么你就没有一个足够充分的理由去提升你的时间管理技能。每次你可能会暂时受到鼓舞，但你的动力不会持续长久（三分钟热度）。
时间管理系统是吸引人的。它们通过对更高的效能、更多的自由时间，更快速的收入增长，更高的自尊作出的承认来引诱你。这些好处中的一些确实可以被实现。不过另一种可能性是，你的系统成为了一种干扰并阻止你取得真正的收获。你发现自己正投入越来越多的时间去学习最新的效能软件、安排优先事项、组织管理每件事。你的系统被设计出来是为了管理你去更好地完成任务，却成了马后炮，甚至是令你厌烦的一件事。你的系统非但没能帮助你提升效能，反而成为了一种使你保持低效能的手段。对于还未树立自己的人生目标的人来说，这是一个普遍的问题。这个系统提供了一种高效能的幻觉， 但当你剥去它的外衣看到它的本质，你发现它是一座用稻草做的房子。里面空无一物。当你总结所有的任务，它们都是白忙活，无用功，和鸡毛蒜皮的小事。不论它们有没有被完成，对于宏伟的计划来说它们都是无足轻重的。从长远来看，没有人会在意这些事。如果你发现自己处于这种情况之下，你就没有看到时间管理的真正目的。
什么是时间管理？
所有这些复杂的问题先抛一遍，让我们来谈一会基本的东西。时间管理是什么？时间管理的关键就是如下两点：
1、决定去做什么
2、大胆去做
这两个步骤你第一眼看到时会觉得非常简单。即便是一个小孩也做得到。不过，当我们从最优的角度去看待它们，它们就变得更加复杂了。为了优化这些步骤，我们一定要明确完成每一个步骤的“正确的”或“最佳的”方法。我们都知道事先三思比起莽撞行事能产出更好的结果。所以我们的问题就变成了，“现在我要采取的最佳行为是什么，以及去这样做的最佳方式是什么？”
回答这个问题就是任何时间管理系统背后的主要目的。是的，井井有条、思路清晰，和降低压力有附加好处。但最终这些好处都服务于决定-行动过程。你将要做什么，以及你如何去做？
当我刚开始学习时间管理的时候，我发现大多数文献资料都专注于第二步。如何完成任务被一再强调。对于会有任务分配给自己雇员来说，这个模型是可以的；但这是工业时代的模型，对于现今知识时代的员工来说，他们拥有更多的自由去选择他们的任务，甚至是他们的职业，这个模型就不适合他们了。如果第一步被正确地完成，那么不管你第二步做得有多好都是无关紧要的。如果你决定去做错误的事情，那么不管你第二步做得有多好都不会带来任何改变。
决定去做什么
第一步比第二步更有难度，这正好可以解释为什么很少有书籍谈论它。一个尝试去聪明地处理第一步的最流行的系统是富兰克林—柯维系统，它把使命、角色，和目标给予了更高的重视，项目和行为被放在较为次要的位置。不过，我不认为富兰克林—柯维系统足够完善。我看到许多由这个系统提出的使命陈述纯粹是干巴巴的胡言乱语。
对角色、目标和使命的更高层次的认识是意识的觉醒。把这看成你目前对于现实以及你在其中所扮演的角色的理解。如果你改变你的意识，那么每一件事也会改变。例如，如果你改变你的精神信仰，那么你在你的人际关系和职业生涯中所体验到的事情也会发生改变。
准确是最重要的
意识的最重要方面就是准确性。你的意识要么准确地模拟了现实，要么没有。这包括你最神圣的精神信仰，也包括你的信念甚至能改变你的现实的可能性。如果用不准确的信念来指导你的行为，那么你的行为也将会变得毫无意义。如果一个人的高层次信念是不准确的，他/她就无法产出有意义的效能。他/她就好像在挖一个洞，然后又把它填满。
我最先从项目和行为层次开始学习时间管理，自那以后我从一个自上而下的角度去看待它。现在，我更加关心的是做正确的事，而非把事情做对。我花费了大量时间审视我的信念，寻找我的信念和我的现实体验之间的不相一致之处，并探索其它可能会更加准确的潜在信念。专注于项目和行为层次可以产出微量的效能提升，专注于高层次的意识与目标可以产生巨大的突破。当我的意识发生了改变，其它的一切也会发生改变，包括我的使命、目标、项目，和行为。
对于管理时间，我相信我能做的最重要的一件事就是努力去尽可能准确地理解现实。这意味着我不可以忽视信息。我已体验过的每一件事——我认为我知道的每一件事——必须以某种方式整合进我管理时间的方法中去。不可以有不一致性。我的信念，思想，和行为，它们都要必须与它们在现实中的自身相一致。
消除不一致
人们所犯的一个重大的时间管理错误是，他们允许不一致继续存在而从不考虑去消除它。我们很容易就可以在宗教上看出这一点。人们声称自己坚持的信仰是神圣的，但他们的行为却并不与这些信念相符。他们退缩或觉得自己很弱小。为什么？因为他们一方面觉得这些信念是正确，但另一方面又觉得它们不是正确的。他们不去解除这种冲突，而是尝试不去思考这个问题。消除不一致可能会给他们的生活带来巨大的混乱，他们害怕这种事情的发生。于是他们陷入了一个不健康的循环之中，向自己隐瞒真相，并对自己不完全赞同（的信念）却仍然继续信奉下去的无能行为产生受挫感。
消除内部不一致所产生的巨变是真实的，但这并不意味着你要害怕它。追随这条道路后，我的生活发生了一些巨大的改变，每次都是艰巨困难的时刻。但自己明明知道这个信念体系是不准确的却仍然要坚持它，这种逻辑我是无法接受的。一旦有新的信息出现（或对旧的信息产生了一个新的理解），我一定会去寻找一种方法将它整合成一体。当我在搜寻更好的信念时，我一定要丢弃不一致的信念。
除了挑战性之外，我也很享受这个过程。一旦我更新了我的信念，让它们与我的经验相符合而非盲目地接受别人告诉我的话，我发现我挣扎了好些年的问题一下子就消失了。这个世界充满了无数错误的信念（特别是来自于大媒体的），所以当我们周围的人都说我们错了的时候去相信我们自己和我们的想法是一个艰巨的挑战。
例如，我发现我持有的第一个不太确信的信念就是我需要一份工作。我一方面觉得我应该要找一份工作——大学毕业后去找一份工作似乎是一件很正确的事——但另一方面我又不喜欢每天去上班并让一个老板来告诉我该去做什么这个主意。我看着求职申请表，茫然地看着它。我对工作这个主意感到反胃，我直觉地感到这整个想法不适合我。我确信无疑不是唯一有这种感觉的人，但大多数人尽全力去适合它。他们每天去上班，但他们真的不喜欢这样做。他们更情愿不去上班，如果他们负担得起。不同于其他人接受这种不一致，我选择去消除它。这引导我找到了一种不需要一份工作而能过一种惬意的生活的方法。 短期内这不是一条轻松的道路，但长远来看这是很轻松的，尤其是当我注意到信奉找一份工作的人们实现了这个目标之后。他们中很少有人感到自己的生活过得快乐和充实。工作时他们假装万事如意，但私下里他们感到痛苦和被束缚。每一年情况会变得越加糟糕。我个人认为大多数工作都不是特别有益于人的健康，考虑到它们对人的精神产生的影响。我相信一定有例外，但它们不是常规情况。
不顾无数人告诉我去“找一份工作”，大学毕业后我一直没去找一份工作，并很快乐。成为雇员不是我想要的，我接受这点，我注意到有工作的人们看上去似乎也不想要工作的样子，所以我忽视了他们的建议并听从了我的直觉。通过分析我信念中的不一致并消除它，我为自己创造了一个更好的结果。
用高度概括的词来解释时间管理就是准确。为了有效地使用你的时间，你一定要尽你所能努力去准确地理解你的现实。这意味着对于显现在你面前的信息给予足够的关注：感官知觉、事实、逻辑、直觉、情绪，等。而且最终目标是让所有这些东西保持一致。这样你觉察到的、感觉到底的、思考到的、说的，和做的都是合一的。
调整信念
在这个方面我已取得了很大进步，但我还没有达到合一的境界。仍然存在许多不一致需要我去消除。不论何时当我对什么感到不确定时，我都会去寻找一些方法去做个人试验。光写下一个目标并下功夫去实现它是不够的。光做一个使命陈述并以此为蓝本去生活甚至也是不够的。你怎么知道你的使命和目标在一开始时就值得去做？你是否曾设定过一个目标，后来意识到它是愚蠢的或无意义的？你怎么知道10年之后的你回顾这个决定时不会认为它是一个错误的选择？投入如此多的努力去实现最终而言根本就不重要的目标，是对时间和生命的多大浪费啊！
准确就是认识到你的目标是否是明智的选择的标准。如果你的目标是基于你所能掌握的最准确的现实而设定的，那么你就可以高枕无忧了。你已尽了你的全力，这是你能得到的最好的结果。但准确性并不是可以轻松地就能界定的。这因为此我的许多目标都直接聚焦于我的信念的准确性上。如果我对现实没有充分的理解，并对我的目标没有太大把握的话，那么我的第一要务就是去提升我对现实的理解的准确性。当我的认识看上去已足够准确之时，我会付诸行动，但当我发现不一致时，我会调整我的观念。有时我发现我的认识是支离破碎的，我必须要完全放弃它并重新建立起一种认识。检查你对现实的认识的终极方式就是现实本身。
现在你可能不想奉献你的全部生活去追求准确性，但我认为当你把准确性，而非效率、高效，或其它标准置于你的时间管理哲学之首时，你的时间管理成效会有大幅提升。当你在决定如何去使用你的时间时举棋不定时，回过头来重新审视一下你对现实的理解。什么你确信是真实的？这个事实告诉你你要去采取的正确的行为是什么？一旦你知道了正确的行动方式，你就会努力去既快又好地完成它，这里就是现代时间管理系统有用武之处的地方。
为了提升准确性，消除不准确性
要想知道你的信念什么时候会变得准确是一件非常困难的事情，但去发现不准确性就没有那么困难，所以把你的注意力放在这上面。不准确的信念的症状包括长期拖延、情绪混乱、说谎、自我否定、设定无力实现的目标、害怕失败，害怕拒绝、怯懦、抑郁、愤怒、受挫感、愤恨。
确定你信念中的不一致通常都不是一件困难的事。你可能有许多不一致之处，但你可能早已被教导感觉不协调一致是正常的。我想说这种情况是常见的，但不是正常的。我认为保持协调一致更加正常和自然。情绪混乱是一种不愉快的状态。当你体验到这种感觉时，花一些时间去写私人日记，记录下你的感觉的方方面面并尽可能深入地去探索它们。最终你会发现一个你过去不愿意去面对的事实真相。例如，正如我在前面解释的那样，我必须要去面对我不想为别人工作这一现实，但我仍然要去挣钱以满足我的需求。我承认这两个都是事实（我内在的感觉和外部的现实），但它们是不一致的。这就允许我找出一个和谐的方案，尊重两者并不让自己陷入刚才那个不一致之中。我作出了一个选择，去找到一个不需要一份工作也可以过着惬意的生活的方法。短期来看这是艰巨的，但长期来看会变得更加轻松。不准确的信念于你无用，所以不论何时发现它们时丢弃它们。
如果你应付好时间管理的最高层次（准确），其它部分也将会水到渠成。我的目的、使命、角色、目标、项目，和行动都筛选自我目前对现实的理解。基于我对对现实的理解，我的目的是清晰的。基于我的目的，我的使命是清晰的。如此递推下去。处于顶部的目的是清晰的，那么处于底部的行动也会是清晰的。在更低的层次依然有许多选择的空间，但重大的决定早已经作出，所以细节就显得没那般重要了。细节会控制你的生活的风味和内容，但无法控制它的自然本质。
当谈到时间管理时，你对现实抱有的信念的准确性基本上就能决定你的结果。至于你所使用的是哪种系统都是无关紧要的。当你努力去提升准确性与一致性时，对自己要有耐心。这种对更精确的准确性的要求是持续进行的。我不知道人类能否达到身心合一的至高境界——这要求我们成为上帝。将来总会出现更多的不准确性要去清除、更多的试验要去做、更多的信息要去整合。重要的是不要就此满足于现状。当你可以实现一致性时，不要将就生活中的矛盾。有时这要花费一年或更长时间才能消除冲突达到一致，比如离婚或改变职业道路这些情况，但这段时间终归是要过去的，所以你也可以把它加以利用。
“你最重要的任务和优先事项是那些会对你的生活或工作产生深远影响——积极的或负面的——的事。专注于此。”
——博恩·崔西
(文/Shayne Yeats 心理氧吧)
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